Asistente de Dirección Gerencia

Misión del puesto:

Proporcionar apoyo directo, profesional y confidencial al Director Gerente, contribuyendo a la eficiencia en la gestión institucional, la planificación estratégica y la coordinación transversal del museo, actuando como enlace entre la Dirección Gerencia y las diferentes áreas del museo, así como con organismos, instituciones y entidades externas.

Funciones más importantes: 

• Administración y optimización de la agenda del Director Gerente: mediante la organización y/o control de reuniones, visitas institucionales, eventos, viajes, actos representativos y asuntos de carácter estratégico. • Filtrado, priorización y redirección de comunicaciones internas y externas (correo, llamadas, documentación oficial).
• Preparación y revisión de informes ejecutivos, presentaciones, actas y notas internas. Elaboración de reportes ejecutivos y síntesis de documentos y normativas. Recopilación y análisis de información relevante para apoyar la toma de decisiones.
• Apoyo en el seguimiento de proyectos estratégicos y planes institucionales, dando soporte al director en proyectos relacionados con las áreas de su competencia para facilitar el correcto desarrollo de su actividad. Así como colaborar en iniciativas y actividades de otras áreas, siempre que el Director Gerente lo considere oportuno.
• Seguimiento de compromisos, proyectos y asuntos pendientes de Dirección Gerencia.
• Interlocución directa con todas las áreas del Museo para asegurar la coordinación eficiente de acciones, proyectos y flujos de información.
• Organización de las reuniones del Patronato de la Fundación: agenda, convocatoria, documentación, actas, etc.
• Gestión de relaciones con instituciones, organismos públicos, entidades culturales, patrocinadores y colaboradores.
• Organización de las reuniones de coordinación a las que asisten los directores y los jefes de área, elaborando el borrador del acta de la reunión, para su óptimo desarrollo y registro.
• Organización y mantenimiento del archivo físico y digital del despacho, garantizando rigor y trazabilidad.
• Gestión, archivo, coordinación y supervisión de la documentación relativa a las actividades institucionales relacionadas con los Órganos de Gobierno de la Fundación, para su correcto desarrollo y registro.
• Colaborar en la correcta aplicación de las políticas de calidad, accesibilidad y seguridad.
• Facilitar la comunicación e implementación de buenas prácticas relacionadas con la gestión responsable.
• Garantizar la absoluta confidencialidad en el manejo de información sensible e institucional.
• Otras tareas inherentes a su puesto. 

Perfil de los candidatos: 

Formación mínima exigida: 

• Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas, Gestión, Secretariado o similar. Se valorará: Grado universitario en Relaciones Internacionales, Humanidades, Ciencias Sociales o afines.
• Nivel alto de inglés hablado y escrito (mínimo C1) (valorable otros idiomas).

Experiencia profesional imprescindible:

• Mínimo 7 años en puestos de asistencia a alta dirección, secretaría ejecutiva o funciones equivalentes, preferiblemente en instituciones culturales, fundaciones o entidades públicas.
• Experiencia demostrable en gestión de agendas complejas y en roles de alta confidencialidad. 

Competencias técnicas:

• Dominio avanzado de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Redacción excelente y capacidad de síntesis. • Gestión de agendas complejas y coordinación de viajes y eventos.
• Conocimiento de protocolo institucional y relaciones externas. 

Competencias personales:

• Discreción y absoluta confidencialidad.
• Alta capacidad de organización y planificación.
• Proactividad y anticipación en la resolución de necesidades.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
• Comunicación eficaz y trato profesional con todo tipo de interlocutores.
• Compromiso, responsabilidad y orientación a la calidad.